欧捷科(中国)有限公司
为什么合作前需要准备这些资料
企业门户改版涉及栏目结构重组、内容迁移、界面重设等多个环节，任何一个环节的推进都依赖准确的前期资料。如果改版负责人在启动前未能系统整理业务资料、品牌规范、目标用户画像、预算范围和时间安排，项目团队将难以快速理解企业现状，导致需求反复沟通、方案多次调整，整体周期被拉长。提前准备这些资料，相当于为项目搭建了清晰的起点，让欧捷科的项目团队能够直接进入评估和规划阶段，减少信息不对称带来的沟通成本。
许多改版项目在启动后才发现缺少关键信息，例如品牌色值未确认、核心业务板块描述不清、目标用户群体定义模糊。这些问题看似细小，却会直接影响栏目结构设计和界面风格定调。因此，在正式合作前，改版负责人花一到两天时间整理上述资料，不仅是对自身需求的梳理，也是为后续设计、开发、验收各环节提供可参照的依据。资料越完整，项目启动后的执行越顺畅，最终交付的成果也更贴近企业实际需要。
需要准备的具体资料清单
第一类是业务资料和品牌规范，包括企业简介、主营业务说明、组织架构、品牌VI手册（Logo、色值、字体、应用规范）、核心宣传语及关键数据等。这些资料帮助欧捷科准确理解企业定位，确保改版后的门户在视觉和内容上与企业形象保持一致。第二类是目标用户画像，即门户主要访问群体的身份、使用场景、核心需求和行为习惯。例如，内部员工更关注公告和流程入口，外部客户可能更看重产品展示和联系方式。用户画像越具体，栏目结构的优先级排序就越合理。
第三类是预算范围，改版负责人应提供大致的预算区间，以便欧捷科在方案中匹配合适的功能模块、设计深度和服务周期。预算信息并非要求精确到每项费用，而是帮助双方在合理范围内达成共识。第四类是时间安排，包括期望的项目启动时间、关键里程碑节点和最终上线日期。如果存在特殊时间约束，如年度峰会前必须上线，务必提前标注。以上四类资料缺一不可，它们共同构成了项目评估的基础输入。
如何判断资料是否准备齐全
资料准备完成后，改版负责人可以对照检查清单逐项确认。首先检查业务资料是否覆盖了所有核心业务板块，品牌规范是否包含最新版本，避免使用过期VI文件。其次确认用户画像是否区分了不同用户类型，并附有简要场景说明。预算范围是否清晰标注了上限或弹性空间，时间安排是否留出了需求变更和验收的缓冲期。如果以上项目都已完成，说明资料基本齐全。
对于资料中可能存在的缺失项，欧捷科的项目团队会在初步沟通时协助补充。例如，若企业尚未建立品牌VI手册，可以收集现有的宣传物料、名片、PPT模板等作为参考，由设计团队在后续项目中统一规范。用户画像如果缺乏调研数据，可以基于业务部门的日常反馈和常见咨询问题来提炼。改版负责人不必追求资料完美，但应确保核心信息真实可用。在后续沟通中，双方会一起完善细节，确保方案贴合实际。
下一步：提交资料并开始初步沟通
资料准备完毕后，改版负责人可以通过欧捷科官网的联系方式提交资料，或与项目顾问预约初次沟通。在初次沟通中，欧捷科会基于提交的资料进行快速评估，确认改版范围、栏目结构规划方向以及资料下载管理等配套服务的配置方式。同时，双方会就预算和时间安排进行初步对齐，明确下一步的工作计划。这个阶段通常不需要面对面会议，远程交流即可高效推进。
初次沟通结束后，欧捷科将输出一份改版范围确认书和项目排期建议。改版负责人可以在此基础上补充调整，最终确认启动。整个资料准备和初步沟通的周期通常在一周以内，资料越完整，速度越快。如果后续需要补充材料，欧捷科的项目顾问会及时提醒，并协助整理格式。改版负责人只需保持沟通畅通，即可确保项目平稳进入执行阶段。